Auf dem Weg zum papierlosen Büro – oder: Muss ich meinem Kunden eigentlich immer eine Rechnung ausstellen?

Ob dies der Fall ist, richtet sich nach zwei Kriterien: dem Status des Leistungsempfängers und dem Bezugspunkt der Leistung.
Ausgehend vom Status des Leistungsempfängers begründet das Gesetz eine Verpflichtung, eine Rechnung auszustellen, immer dann, wenn ein Unternehmer ein Geschäft mit einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen tätigt oder eine Leistung gegenüber einer juristischen Person erbringt, die kein Unternehmer ist (§ 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 S. 2 UStG). Ohne Rücksicht auf den Status des Leistungsempfängers und nach Maßgabe des Bezugspunktes der Leistung muss der Unternehmer außerdem eine Rechnung ausstellen, wenn der Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt (§ 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG).
In allen anderen Fällen ist der Unternehmer – mit den Worten des Gesetzes – zwar zur Ausstellung einer Rechnung „berechtigt“ (§ 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 S. 1 UStG). Verpflichtet ist er dazu aber nicht.
Mit Ausnahme von grundstücksbezogenen Leistungen ist ein Unternehmer also insbesondere nicht verpflichtet, gegenüber privaten Verbrauchern stets eine Rechnung auszustellen.

Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

Dass sich vor allem Online-Unternehmer dennoch vor allem gegenüber Verbrauchern zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sehen, hängt vermutlich damit zusammen, dass die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung häufig mit der im Fernabsatz geltenden nachvertraglichen Bestätigungspflicht des § 312f Abs. 2 BGB verwechselt wird. Danach sind Händler bei Fernabsatzgeschäften nämlich grundsätzlich gehalten, dem Verbraucher eine Bestätigung des Vertrags mit allen Pflichtinformationen nach Art. 246a §1 EGBGB spätestens bei Lieferung der bestellten Ware auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung zu stellen.
Aber letztlich ist auch dort wiederum nicht von einer Rechnung „auf Papier“ die Rede. Vielmehr spricht das Gesetz nur von einem „dauerhaften Datenträger“. Das kann auch eine E-Mail sein.
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für die Rechtsanwaltskanzlei
Wulf & Collegen
Lars Hänig-Werner
Rechtsanwalt